Locatech – Unternehmenslösungen für SharePoint & Office365

Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office365

Mit der neuen Version 2.1 des Locatech Projektmanagement (LPM) für SharePoint und Office365 stehen nun komfortable und erweiterte Gantt-Funktionen zur Verfügung. LPM 2.1 unterstützt sowohl eine klassische Gantt-Funktion als Zeitleiste zur Visualisierung der zeitlichen Abfolge von Tasks oder des kritischen Pfads, als auch eine Ressourcen-Gantt-Ansicht. Die Gannt-Funktionen in LPM sind jedoch nicht nur reine Anzeigefunktionen, sondern interaktiv. So können Sie direkt im Gantt-Chart Tasks verschieben, verkürzen oder verlängern. Und im Ressourcen-Gannt können Sie Tasks weitere Ressourcen zur Drag & Drop zuweisen oder verschieben.

Aber auch eine Übersicht über die Ressourcenzuordnung ist mit Hilfe des Ressourcen-Gantt möglich. Hier wird unmittelbar erkennbar, wie Ressourcen zeitlich gebucht wurden und ob ggf. eine Überbuchung von Ressourcen vorliegt. In diesem Fall werden die Ressourceneinträge rot hervorgehoben.

Ressourcenzuordnungen mit Überlastung werden automatisch markiert.

Beim Verschieben per Drag & Drop werden die Änderungen unmittelbar in die zugrunde liegenden Verwaltungslisten übertragen:

 

Über den Linkspfeil-Button wechseln Sie in der Zeitanzeige jederzeit zum Startzeitpunkt des Projekts zurück. Außerdem steht Ihnen eine komfortable Zoom-Funktion zum Beispiel per Maus-Rad zur Verfügung, um in die Zeitschiene hinein oder aus ihr heraus zu zoomen. So behalten Sie den Überblick über lang andauernde Projekte und können gleichzeitig in einzelne Wochen, Tage und sogar Tageszeiten hineinzoomen, um einen detaillierten Einblick in einzelne Tasks oder ihre Abhängigkeiten zu bekommen.

Weitere Informationen zum LPM Projektmanagement für SharePoint/Office365 finden Sie hier: http://www.locatech.com/produkte/lpm-projektmanagement-sharepoint-office365/

Fragen beantworten wir gerne. Bitte wenden Sie sich an unseren Kundenservice unter 0231 9159650 oder sales@locatech.com.

 

3 Tage vollgepackt mit SharePoint, dieses Mal im frühlingshaften Barcelona. Eine hohe Dichte an Windows Smartphones und Microsoft Surface, T-Shirts statt Anzug, Englisch in allen möglichen Akzenten, 1200 Nerds, MVPs, Produkthersteller…willkommen auf der European SharePoint Conference 2014!

Es geht längst nicht mehr nur um SharePoint, es geht um die neue Welt des Arbeitens, in der Cloud, überall, mit jedem Gerät. Das Microsoft-Universum treibt Innovationen voran, die die klassische Art des Arbeitens ablösen sollen. Die Wahl der Themen zeigt – der Begriff „SharePoint“ rückt langsam in den Hintergrund, die Themen der 3 Tage sind:

  • Cloud & Microsoft Office 365
  • Enterprise Social, Enterprise Content Management & Best Practices
  • Solutions & Devices

Es geht um das Office im Internet, um das Verdrahten und Verschalten der klassischen Arbeits- und Informationsprozesse mit allen Kommunikationswegen. Durch Integration von Outlook/Exchange, Lync und SharePoint werden Desktop, Smartphone und Notebook zu den Eingangstoren in eine digitale Welt, in der niemand mehr umständlich nach Informationen suchen muss und die das Arbeiten im Unternehmen so einfach macht wie das Chatten über Facebook.

Skeptische Unternehmen vor dem Wandel

In unseren Projekten und Kundengesprächen treffen wir eher auf Zurückhaltung, was diese Strategie angeht. Die meisten Unternehmen sind sehr klassisch und meist auch hierarchisch organisiert, typischerweise erfolgt der Informationsfluss über Meetings, Mails und Memos. Aber die Zeichen mehren sich für einen Wandel. Die Kommunikation über Emailverteiler, das Suchen nach Dokumenten und Unternehmensinformationen, das Finden der richtigen und kompetenten Ansprechpartner gestaltet sich zunehmend aufwändiger.

Abteilungsübergreifendes Arbeiten in Projekten und Arbeitskreisen löst immer mehr die klassische Sachbearbeitung in Abteilungen ab, Arbeitsprozesse müssen zwischen verschiedensten Ansprechpartnern sauber zusammenlaufen und überprüfbar nachvollzogen werden können. So kann eine einfache Kundenreklamation eine Bearbeitung in Support, Qualitätssicherung, Vertrieb, Produktion, Einkauf, Buchhaltung und ggf. auch durch die Geschäftsleitung zur Folge haben.

Technik alleine ist keine Lösung

Microsoft Office 365 bietet genau für diese Art zu Arbeiten eine hervorragende technische Plattform. SharePoint, die zentrale Kommunikations- und Informationszentrale, wird –  auch häufig initial von den IT-Abteilungen – eingeführt und im Unternehmen bereitgestellt. Die Erfahrungen sind jedoch oft ernüchternd. SharePoint-Sites werden als Dokumentablage genutzt wie das klassische Dateisystem. Websites werden für unterschiedlichste Zwecke eingerichtet und verwaisen, da kaum Inhalte eingestellt, geschweige denn gepflegt werden.

Häufig fehlt ein Verständnis der Möglichkeiten von Office365/SharePoint auf Seiten der – oft wenig IT-affinen – Verantwortlichen, Abteilungsleiter, Manager und Geschäftsführungen. Die organisatorischen Herausforderungen sind bekannt, aber Technologie alleine ist hier keine Lösung. Ähnlich wie in der Opel-Werbung hilft nur ein Umdenken im Kopf, Infragestellen der bestehenden Organisationsstruktur, Konzipieren neuer, schlankerer Informations- und Kommunikationsprozesse und ein Stück weit auch Abschied nehmen von bisherigen Denkweisen.

Aus Push wird Pull
So scheitern Ansätze, die auf dem weit verbreiteten Push-Prinzip für Informationen basieren. In formalen Informationsprozessen werden Verantwortungen festgelegt und die Verantwortlichen von den informationsauslösenden Stellen informiert. Sind die Verantwortlichen unklar, werden die E-Mail-Verteiler leicht sehr groß, und Kommunikationsprozesse versanden. Bei Meetings werden Diskussionen und Entscheidungen sauber protokolliert und den Beteiligten als Verteiler bereitgestellt, in vielen Fällen auch nicht-beteiligten Personen.

In einer technologischen Umgebung, in der Informationen an allen möglichen Stellen automatisch erfasst und leicht wieder auffindbar gemacht werden, kann dieses Push-Prinzip sehr leicht abgelöst werden. Wenn alle Mitarbeiter „auf Knopfdruck“ für sie relevante Informationen abrufen und ihre Arbeitsergebnisse zentral und für andere leicht auffindbar zur Verfügung stellen können, erleichtert ein „Pull-Prinzip“ für Informationen und Entscheidungen die Arbeit enorm. Es verlagert aber auch die Verantwortung weg vom Informationsgeber zum Informationskonsumenten. Mitarbeiter müssen sich holen, was sie zum Arbeiten benötigen. Diese Prinzipumkehr stellt eine der größten Hürden bei der Einführung einer neue Informations- und Kommunikationsstrategie dar.

Ansatz für eine erfolgreiche Einführung der Organisationsinnovationen

Ein Lösungsansatz besteht darin, auf Managementebene – in nicht-technischer Form – die „neue Art des Arbeitens“ zu erläutern und anschaulich zu machen. Auch wichtig ist eine Abgrenzung zu dem „Social Media Hype“. Es geht nicht um die Einführung von Facebook und Twitter in Unternehmen – es geht um den Umbau der Informations- und Kommunikationsstruktur, um die Prozesse zu verschlanken, zu vereinfachen und zu beschleunigen und so Unternehmen und Organisationen besser und wettbewerbsfähiger zu machen.

Auf dieser Basis können dann in geführten Einführungsprojekten zentrale Unternehmensprozesse über die neue Zusammenarbeits-Plattform abgebildet werden. Oft eignen sich aufgrund der technischen Affinität, klassische Prozesse in der IT wie der Service-Desk oder das Problemmanagement, aber auch die Einführung eines Vertragsmanagements oder Qualitätsmanagements sind gute Kandidaten.

Von zentraler Bedeutung ist aber die organisatorische Begleitung und Unterstützung eines Change Managements. Durch eine Fokussierung auf einzelne, zentrale Unternehmensprozesse gelingt die Einführung schneller, und Verbesserungen in der Arbeitsorganisation stellen sich schneller ein. Hierdurch steigt die Akzeptanz am „neuen Arbeiten“, und messbare Erfolge und Einsparungen stellen sich ein.

Die Begleitung dieser Umstellung liegt uns am Herzen. Im Rahmen der SharePoint-Konferenz werden viele neue, interessante Möglichkeiten für das „neue Arbeiten“ vorgestellt, meist in sehr technischer Form. Mit vielen neuen Impulsen und frischen Ideen werden wir nach 3 vollgepackten Tagen die technologischen Möglichkeiten umsetzen in Business-Konzepte, die wir Ihnen in unseren Beratungsgesprächen, Workshops und Projekten vermitteln möchten.
Darauf freuen wir uns, aber jetzt wartet erst einmal ein „SharePoint Deep Dive“

 

Dirk Löhn, Geschäftsführer

In eigener Sache: Sind Sie auf der Suche nach einem IT-Beratungsunternehmen, dass mit einem soliden und zukunftsorientierten Geschäftsmodell die Chancen nutzt, die sich durch die Entwicklung von Enterprise 2.0-Lösungen und Cloud-Computing ergeben?

Wenn Sie Interesse an einer der folgenden Tätigkeiten haben, lesen Sie bitte weiter:

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme unter entwicklerjob@locatech.com.

Wir bitten Personalagenturen/Vermittler, von einer Kontaktaufnahme abzusehen, vielen Dank!

Mit dem deutlich erweiterten Kunden- und Serviceportal für das SharePoint-Ticketsystem LTRS können Sie eine eigenständige Webseite für Ihre Kunden und Anwender zur Verfügung stellen. Das Serviceportal wird auf einer beliebigen, von LTRS getrennten SharePoint-Seite bereitgestellt und ermöglicht es Kunden-Mitarbeitern, eigene Tickets und Anfragen abzusenden, den Stand der eigenen Tickets einzusehen und mit Ihren Service-Mitarbeitern zu kommunizieren. Damit ergänzt das Serviceportal die Möglichkeiten, per E-Mail über das Ticketsystem Anfragen zu verwalten. Zentraler Vorteil für Servicebearbeiter: Tickets werden bereits vom Kunden vorklassifiziert, und alle Informationen zu Tickets/Anfragen stehen dem Kunden eigenständig zur Verfügung. Dies erweitert nicht nur die professionelle Kommunikation mit dem Kunden, es erspart auch Rückfragen und reduziert den Aufwand beim Serviceteam.

LTRS Serviceportal aus Kundensicht

 

Das Kundenportal ist mandantenfähig. Zentral im Serviceteam stehen alle Ticketinformationen zu allen Kunden zur  Verfügung. Öffnet ein Kunde die Kundenportalseite, so werden ausschließlich Informationen zu seinen Tickets und Anfragen angezeigt. Die Kundenansicht ist darüber hinaus zweistufig. Als “Kundenadministrator” gekennzeichnete Mitarbeiter des Kunden können alle Tickets einsehen, die von anderen Mitarbeitern desselben Kunden angelegt wurden. Hierdurch behalten Ihre Kunden jederzeit über das Serviceportal einen vollständigen Überblick über alle kundenseitig angelegten Tickets, und Rückfragen zum Gesamt-Ticketaufkommen werden vermieden.

Weitere Informationen zu LTRS finden Sie in unserer LTRS-Produktbeschreibung sowie in der folgenden Klick-Präsentation:

 

Christian Buckley hat in einer guten Analyse beschrieben, wie er die weitere Entwicklung der Plattform Microsoft SharePoint, die Integration des sozialen Unternehmensnetzwerks Yammer und die Zukunft der Microsoft Cloud Office 365 sieht. Im Licht der kürzlich zuende gegangenen SharePoint-Konferenz in Las Vegas sind einige strategische Zielsetzungen etwas klarer geworden. Interessant ist aber auch ein Wandel in der strategischen Produktentwicklung bei Microsoft selbst. Anders als in früheren Zeiten verlässt sich der Konzern mehr und mehr auf die Reaktion der Benutzer auf die Produktentwicklungen und versucht mit zunehmendem Erfolg, Anpassungen und Entwicklungen agiler umzusetzen.

Auch wenn die “Social Features” in vielen Unternehmen noch nicht den Schwerpunkt des SharePoint-Einsatzes darstellen, nimmt dies einen zentralen Raum in der Microsoft-Strategie ein, und hier ist ganz entscheidend zu verstehen, dass die Entwicklungen zuerst und mit Priorität in der Cloud, also über die Office 365-Plattform entwickelt und den Kunden bereitgestellt werden. So hat der Microsoft-Produktmanager für Enterprise Social, Christophe Fiessinger, auf der Konferenz per Twitter verlauten lassen: “Microsoft confirms no new investment in social for #SharePoint on prem. Ist all about #Yammer and #cloud“. Letztlich heißt das nicht, dass die Farminstallationen in den Unternehmen zukünftig nicht mehr unterstützt werden, sondern dass zunehmen hybride Szenarien weiterentwickelt werden, um beispielsweise eine Cloud-Yammer-Lösung mit lokalen SharePoint-Installationen zu verheiraten.

Den wirklich lesenwerten Artikel von Christian Buckley finden Sie (in englisch) hier: http://www.cmswire.com/cms/social-business/the-future-of-sharepoint-and-the-social-pivot-024549.php

 

 

Wir haben den Jahreswechsel zum Anlass genommen, unseren eigenen Exchange Server 2007 / Small Business Server 2008 abzulösen und alle E-Mail-Postfächer auf Office365/Exchange Online umzustellen. Das geht erstaunlich einfach, aber ein paar Dinge sollten beachtet werden.

Zunächst einmal muss Ihre E-Mail-Domäne für Office365 bekannt gemacht werden.  Wechseln Sie dazu als Office365-Administrator in die Office365-Verwaltungskonsole, und klicken Sie auf „Domäne hinzufügen“.

 

Anschließend werden Sie durch einen Assistenten geleitet, in dem Sie die gewünschte Domäne angeben (zum Beispiel „firma.de“) und anschließend bestätigen, dass Sie der rechtmäßige Besitzer der Domäne sind.

Den Nachweis erbringen Sie mit Hilfe Ihres E-Mail-Providers, der einen technischen Datensatz eintragen muss, an dem Office365 den rechtmäßigen Besitz erkennt. Das ist entweder ein so genannter MX Record oder ein TXT Record.

Auf der entsprechenden Hinweisseite ist erläutert, wie dies bei den gängigen Providern gemacht werden muss, leider sind dies nur gängige internationale Provider, aber die allgemeinen Informationen reichen aus, um die Einträge zum Beispiel bei der Telekom, Strato, 1 & 1, O2, Vodafone etc. vorzunehmen. Siehe hierzu auch https://portal.microsoftonline.com/Domains/AddDomainWizard.aspx?Scenario=EDomainsSetup

Nach Eintragen der entsprechenden MX- oder TXT-Records dauert es in der Regel nur wenige Minuten, in einzelnen Fällen aber auch ein paar Stunden (Microsoft spricht von bis zu 72 Stunden), bis die Überprüfung im Assistenten erfolgreich durchgeführt werden kann. Bei uns hat dies nur wenige Minuten gedauert.

Schlägt die Überprüfung fehl, so erhalten Sie eine Fehlermeldung und müssen sicherstellen, dass die Eintragung bei Ihrem Provider korrekt ist. Hier ist es wichtig, exakt die vorgegebenen Einträge vorzunehmen.

Nach erfolgreicher Überprüfung legen Sie fest, für welche Funktionen die Domäne unter Office365 genutzt werden soll. Außer als öffentliche Email-Adresse können Sie die Domäne auch für Lync Online nutzen oder auch Ihre öffentliche Website aus Office365 heraus für die gewählte Domäne bereitstellen. Dies kann auch zu einem späteren Zeitpunkt nachkonfiguriert werden.

Wählen Sie daher zunächst nur „Exchange Online“ aus.  Wieder erhalten Sie Hinweise zum Eintragen von Einstellungen für den DNS-Server. Auch diese Einträge müssen Sie an Ihren Hosting-Anbieter weitergeben und entsprechend für ihre Domäne eintragen lassen. Dies sind dann so genannte MX, CNAME und TXT-Einträge.

Anhand dieser Einträge gelingt dann später die Anmeldung an ihr Postfach von überall. Es reicht, wenn Sie sich mit ihrer Email-Adresse an Outlook anmelden, ihr neuer Mailserver wird automatisch gefunden, ganz ohne Spezialeinstellungen oder VPN-Verbindungen.

 

Für uns war 2013 ein wichtiges und sehr erfolgreiches Jahr. Neue Mitarbeiter, viele Projekte, neue interessante Kunden, neue Strukturen – jetzt wird es auch für uns Zeit, einige ruhigere Tage zu genießen. Wir bedanken uns ganz herzlich bei allen Kunden, Partnern, Interessenten und auch ganz besonders bei unseren Mitarbeitern für die für die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Wir wünschen Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit und natürlich einen erholten und guten Start in das neue Jahr!

Zwischen den Feiertagen sind wir ab dem 2.1.2014 wieder für Sie erreichbar, spätestens ab dem 6.1.2014 stehen mit Tatendrang und voller Stärke für Sie zur Verfügung.

Ihnen eine schöne Weihnachtszeit, hier mit einer kleinen Weihnachtsgeschichte der etwas anderen Art:

Genießen Sie die ruhigen Tage, möglicherweise eine weiße Weihnacht und vielleicht auch wieder ganz bewusst eine “Offline-Zeit”. Wir freuen uns auf eine Fortsetzung der tollen Zusammenarbeit im kommenden Jahr und auf viele spannende Projekte und die Zusammenarbeit rund um das Thema Enterprise 2.0.

Ihr Team der Locatech IT Solutions

Die Funktionen unseres Produkts LTRS 2013 haben wir in einer übersichtlichen Präsentation zusammengefasst, die Sie sich gleich hier ansehen können. Eine detailliertere Beschreibung des Produkts finden Sie unter http://www.locatech-it.com/losungen-leistungen/ltrs-ticketsystem-servicedesk-microsoft-sharepoint/.

Vielen Dank für Ihr Interesse!

Nach der beliebten Präsentation für SharePoint 2010 hier nun die Fassung für SharePoint 2013.

Die Präsentation ist die Basisunterlage für unsere SharePoint-Einführungsschulung. Sie richtet sich an Personen, die SharePoint bisher nicht kennen und aus Anwendersicht verstehen wollen, was SharePoint ist und wie man SharePoint einfach, schnell und sinnvoll in Unternehmen und Organisationen nutzen kann.

Folgende Themen werden behandelt:

Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe Team-Arbeitsbereich / Webseite Listen + Vorlagen / Outlook-Integration Eigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte Listen Dokumente verwalten, erstellen, ablegen Seitengestaltung/Webparts Ansichten, Auswertungen, Suche Grafische Auswertungen – Diagramme Benachrichtigungen und Workflows Datenübernahme WIKI Benutzerverwaltung/Berechtigungen.