Fachartikel

Einfache Zeiterfassung für die Leistungsverrechnung mit Office365

Für die Tätigkeiten in Projekten oder für kostenpflichtige Serviceleistungen steht oft nur ein begrenztes maximales Zeitkontingent zur Verfügung. Eine schnelle und einfache Zeiterfassung ist der Schlüssel für ein einfaches Controlling, unkomplizierte Leistungsnachweise und die problemlose Weiterverrechnung an Kunden oder andere Abteilungen. Ein wiederkehrendes Problem für alle Serviceabteilungen ist die Erfassung kostenpflichtiger Leistungen und die Erbringung von Leistungsnachweisen. Werden Arbeitszeiten erfasst, so ist oft keine Zuordnung zu spezifischen Serviceanfragen oder Kunden möglich. Und ist ein Zeiterfassungssystem Weiterlesen


Vertragsmanagement in Unternehmen – Anforderungen und Checkliste

Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können.  Dieser Artikel schildert einige unserer Projekterfahrungen beim Einführen von Vertragsmanagementsystemen und bietet auch Weiterlesen


Revisionssichere Archivierung mit SharePoint Online

Die physische Aufbewahrung von Dokumenten sorgt für volle Aktenschränke. Die Digitalisierung der Daten kann Platz und Papier sparen. Aber ist eine revisionssichere Archivierung auch möglich, wenn die eigentlichen Dokumente, z.B. Vertragsunterlagen, physisch vernichtet werden und nur noch in elektronischer Form vorliegen? Für eine revisionssichere Archivierung von Daten muss sichergestellt sein, dass diese vollständig, unverändert und verlustfrei aufbewahrt werden und gleichzeitig jederzeit zugreifbar sind. Bei einer Ablage der Daten auf Microsoft Office365 in der Komponente SharePoint Weiterlesen


Einfach Vorlagen für Websites und Microsoft Teams in SharePoint Online einrichten

In vielen Unternehmen ist der Einsatz von SharePoint sowohl für externe als auch für interne Abläufe inzwischen Standard. Die einzelnen Sites werden dabei sowohl dem Corporate Design als auch den unterschiedlichen Bedürfnissen der einzelnen Benutzergruppen angepasst, was durchaus mit einigem Aufwand verbunden sein kann. Muss jede Unternehmens-Website neu gestaltet und angepasst werden, oder können Basisvorgaben von einer Website-Vorlage einfach und schnell auf andere Websites übertragen werden?   Die Antwort lautet „Ja“ und liegt in SharePoint Weiterlesen


Arbeiten mit großen Listen und Bibliotheken in SharePoint

Bis zu 30 Millionen Elemente können in einer Liste oder Bibliothek enthalten sein. Wenn nun viele Benutzer gleichzeitig in einer derart umfangreichen Liste oder Bibliothek eine Abfrage durchführen, kann die Performance leiden, es kann zu Fehlern oder, schlimmstenfalls, sogar zu einem Serverabsturz kommen. Um dies zu verhindern, gibt es eine Obergrenze, wie viele Elemente eine Operation auf einer Liste oder Bibliothek, z.B. eine Abfrage, maximal gleichzeitig verarbeiten kann: den Schwellenwert für die Listenansicht. Dieser Wert Weiterlesen


Wir erneuern unsere Zertifizierung als Microsoft Authorized Education Partner für Bildungseinrichtungen

Der DigitalPakt Schule ist in aller Munde. Bereits in der Schule sollen Kinder und Jugendliche die Chance bekommen, die für die Zukunft nötige digitale Kompetenz zu entwickeln. Wir freuen uns daher ganz besonders, dass wir erneut als Microsoft Authorized Education Partner für Bildungseinrichtungen zertifiziert wurden und somit unseren Beitrag dazu leisten können! Als seit 2017 regelmäßig neu zertifizierter Microsoft Authorized Education Partner können wir Schulen und anderen Bildungseinrichtungen vergünstigte und kostenlose Lizenzen für Office 365 Weiterlesen


Lizenzierung für Office 365 – genaues Hinschauen lohnt sich!

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation Office 365 einführen möchten, stellt sich die Frage nach der richtigen und möglichst kostenoptimierten Lizenzierung. Wer hier nicht aufpasst, zahlt schnell einen höheren monatlichen Betrag, als eigentlich nötig wäre. Wir helfen Ihnen, dies zu vermeiden. Zu beachten ist hier nicht nur die Größe Ihrer Organisation, sondern auch, ob es sich um ein Unternehmen, eine Bildungseinrichtung oder eine gemeinnützige Organisation handelt. Für die beiden Letztgenannten gibt es sogar Weiterlesen


Digitalisierung im Handwerk mit Office365 – auch für kleine Unternehmen

„Digitalisierung ist das Thema der Zukunft“ – sicher haben Sie diese Aussage oder Schlagwörter wie „Industrie 4.0“ schon so oder ähnlich gehört und sich dabei gefragt, was das für Sie und Ihren Betrieb überhaupt bedeutet. Nun, bei genauerem Hinsehen ist die Sache nicht ganz so kompliziert, wie sie auf den ersten Blick erscheinen mag. Zunächst einmal muss nämlich gesagt werden, dass es „die Digitalisierung“ nicht gibt, sondern der Grad der Digitalisierung passgenau auf die Bedürfnisse Weiterlesen


Virenschutz beim Arbeiten mit Office365 und SharePoint Online

Der Alptraum schlechthin: Eine mit Viren infizierte Datei wird zur gemeinsamen Nutzung in Ihr Unternehmens-Intranet hochgeladen, und alle Mitarbeiter, die mit dieser Datei arbeiten, werden anschließend mit dem Computer-Virus infiziert! Wie schützen Sie Ihre in Office 365 und SharePoint Online hochgeladenen Dokumente, um genau dies zu verhindern? Können infizierte Dateien überhaupt nach SharePoint Online hochgeladen werden? Dies ist möglich, denn die Dateien werden erst nach dem Upload-Vorgang auf Viren untersucht. Falls die Datei infiziert ist, Weiterlesen


Eingangsrechnungsverarbeitung für Office365

Wäre es nicht schön, wenn…  … Bestellscheine, Lieferscheine, Gutschriften und Eingangsrechnungen automatisch durch einen Workflow entsprechend bearbeitet würden?  … der Genehmigungsprozess für Gutschriften und Rechnungen automatisch angestoßen würde?  …der Zustand einer Bestellung jederzeit schnell ablesbar wäre?  …Lieferanten zugewiesen und mit einer Bestellung verwaltet werden könnten?  Mit Office365 lässt sich leicht ein Bearbeitungsportal für diese Tätigkeiten einrichten. Eine Eingangsrechnung kann z.B. folgendermaßen bearbeitet werden:  Eine eingehende Rechnung wird digitalisiert, und  die so erzeugte Datei per Drag&Drop im System abgelegt.  Anschließend werden die wichtigen Daten (z.B. die Rechnungsnummer, das Rechnungseingangsdatum, das Rechnungsdatum, der Rechnungsbetrag, das Zahldatum und optional ein Kommentar) als Metadaten in ein SharePoint-Formular eingetragen. Das Zahldatum Weiterlesen